Adres-Mektup birleştirme

From Belgeleme Projesi

Jump to: navigation, search

Konu başlıkları

Adres-Mektup Birleştirme

Bu yazıda OpenOffice.org programının toplu mektup gönderimlerinde bize nasıl yardımcı olabileceğini göreceğiz. Bir çoğunuzun benzer ihtiyaçları olmuştur. Örneğin bir şirkette çalışıyor ve müşterilerinize herhangi bir bayram için kutlama mesajları göndermek istiyorsunuz. Göndereceğiniz tüm mesajlarda sadece o müşterinizin adının geçmesini ve onunla ilgili bazı bilgilerin bulunmasını istiyorsunuz. Hatırlarsınız eskiden bu tip ihtiyaçlar için standart bir mektup hazırlanır ve isim, soy isim v.b. alanlar boş bırakılarak sonradan el ile doldurulurdu. Ancak günümüzde OpenOffice.org imdadımıza yetişiyor ve tüm bu zahmetli işleri kendisi devralıyor.

Nasıl mı? Hep birlikte görelim;

Konunun daha net anlaşılması açısından, konu anlatımı sırasında hayali bir dernek ve bu derneğin yapmış olduğu bir bağış kampanyası sonucu, bağış yapanlara göndermek istediği bir teşekkür mektubunun olduğunu var sayalım.

Mektubumuz aşağıdaki gibi olsun;

 Merhaba,
 
 Sayın Hakan HAMURCU,
 
 01.08.2008 tarihinde gerçekleştirdiğimiz “Her şehirde yeni bir okul” kampanyamıza yapmış olduğunuz İstanbul ili için 150 YTL bağıştan ötürü teşekkürlerimizi iletir,
 
 Bağış tutarının İstanbul İl Milli Eğitim Müdürlüğüne teslim edildiğini haber vermek isteriz.
 
 Değerli katkılarınızdan ötürü teşekkür ederiz.
 
 Okul Yaptırma Derneği
 Yönetim Kurulu

Mektuptan da anlaşılacağı üzere hayali derneğimiz her şehirde yeni bir okul yaptırmak için kampanya düzenlemiş ve bağışta bulunan insanlara, kendilerine yaptıkları bağış miktarlarını ve bu miktarların ilgili şehirde İl Milli Eğitim müdürlüğüne teslim edildiğini bildirmektedir. Bağış yapan kişilerin çok fazla olabileceğini düşünürsek, bu tip mektupları yazmak için OpenOffice.org yeteneklerini kullanmamız bize hız kazandıracaktır.


Şimdi bu tip ihtiyaçların OpenOffice.org da adım adım nasıl karşılandığına bakalım;

İlk olarak bir Bağış Listesi hazırlanmalıdır. Bu listeyi hazırlamak için ister OpenOffice.org Base kullanın ister Calc isterseniz Writer. Biz örneğimizde Calc kullanarak aşağıdaki gibi bir liste oluşturduk. Daha sonra bu listemizi “Bağış Listesi.ods” adıyla kaydettik.


Resim:Bagis_Listesi.png


Şimdi sıra geldi Writer programını kullanarak yukarıda örneğini verdiğimiz mektubu oluşturmaya. Bunun için Writer'ı açın ve mektubunuzu oluşturun. Dilediğiniz şekilde yazıları biçimlendirebilirsiniz. İsterseniz mektub'a resim, tablo v.b. nesneler ekleyebilirsiniz. Biz örneğimizde aşağıdaki mektubu oluşturduk ve mektubumuzu “Örnek mektup.odt” adıyla kaydettik.

Resim:Ornek_Mektup.png


Şimdi Araçlar-->Posta Birleştirme Sihirbazı menüsünü seçelim. Ekrana gelen diyalog kutusunu ihtiyaçlarımıza uygun şekilde cevaplandıralım.

Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_1.png

Adım-1 : Başlangıç belgesi seçin

Burada biz mektubumuzu yazdığımız için Geçerli belgeyi kullan seçeneğini işaretleyerek İleri butonuna basıyoruz. Eğer mektubunuzu henüz yazmadıysanız bu durumda Yeni belge oluştur seçeneği ile devam ederek ilerleyen adımlarda mektup metnini oluşturabilirsiniz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_2.png

Adım-2 : Belge türü seç

Bu bölümde hazırladığınız dokümanın bir Mektup mu yoksa bir E-posta mı olduğunu belirliyorsunuz. Mektup seçerek ihtiyacınızın, yukarıda bahsettiğimiz bir derneğin bağış yapanlara göndermek istediği örnek mektup benzeri olduğunu, E-Posta seçerek arkadaşlarınıza toplu e-posta gönderme ihtiyacınız olduğunu belirleyebilirsiniz. Biz örneğimizde Mektup seçerek İleri butonuna basıyoruz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_3.png

Adım-3 : Adres bölümü ekle

Bu bölümde hazırladığınız mektubun kimlere gideceğini belirlemeniz gerekir. Biz yukarıda örnek bir bağışçılar listesi hazırlamış ve kaydetmiştik. Şimdi Adres Listesi Seç butonuna basarak daha önce Calc kullanarak hazırladığımız “Bağış Listesi.ods” dosyasını eklememiz gerekiyor.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_4.png

Adres Listesi Seç diyalog kutusunda OpenOffice.org ile standart olarak gelen bir liste yer almaktadır. Biz kendi hazırladığımız listeyi kullanacağımızdan Ekle butonuna basarak daha önce hazırladığımız Bağış Listesi'ni ekliyoruz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_5.png

Bunun için;

  • Ekle butonuna bastığınızda karşınıza diyalog kutusu gelecektir. Daha önce Calc kullanarak hazırladığımız "Bağış Listesi.ods" dosyasını seçip Tamam butonuna basıyoruz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_6.png

  • Adres Listesi Seç diyalog kutusuna gördüğünüz gibi Bağış Listesi eklenmiş olacaktır. Tamam butonuna basarak Posta Birleştirme Sihirbazı'na geri dönüyoruz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_7.png


Adım-6 : Belgeyi düzenle

Biz mektubumuzda zarf üzerine yazılacak adres bilgisi ve “Sayın ....” gibi karşılama mesajları istemediğimizden dolayı 3. 4. ve 5. adımlardaki seçimleri iptal ederek doğrudan 6. adım'a geçtik. Siz dilerseniz 3, 4 ve 5. adımları kullanarak zarf üzerine yazılacak posta adreslerini, “Sayın Bayan ....” gibi karşılama mesajlarını ve yerleşimlerini düzenleyebilirsiniz. Bizim bu tip bir ihtiyacımız olmadığından Adımlar listesindeki 6. maddeden devam ettik. Bu adımda karşınıza gelecek olan diyalog kutusu Belgeyi Düzenle olacaktır.

Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_8.png

Burada Belgeyi Düzenle butonuna basarak mektubumuzun neresinde hangi bilgilerin görünmesi gerektiğini ayarlayacağız. Butona bastığımızda Posta Birleştirme Sihirbazı küçük bir pencereye dönüşecek ve size belgenizi dilediğiniz gibi düzenleme imkanı verecektir. Tüm düzenleme işlemlerinden sonra sihirbaza devam etmek için bu küçük penceredeki Posta Birleştirme Sihirbazına Geri Dön butonuna basarak sihirbaza geri dönebilirsiniz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_9.png

Şimdi örnek mektubumuzda “Sayın Hakan HAMURCU” diye başlayan karşılama mesajındaki Hakan HAMURCU yerine bağış listemizdeki isimlerin gelmesini istiyoruz.

Bunun için sırasıyla;

  • Hakan kelimesini işaretliyoruz
  • Ekle-->Alanlar-->Diğer menüsünü seçiyoruz. Karşımıza gelen Alanlar diyalog kutusundaki Veritabanı sekmesine geçiyoruz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_10.png

  • Tür bölümünden Posta alanlarını birleştir seçeneğini seçtikten sonra Veritabanı seçimi bölümünden daha önce eklediğimiz Bağış Listesi-->Çalışma Sayfası1'i seçiyoruz.
  • Artık listede hangi alanların olduğunu görebiliyoruz. Şimdi sırasıyla örnek mektubunuzdaki Hakan kelimesini işaretleyin ve Alanlar diyalog kutusundaki Adı seçeneğini işaretleyip Ekle butonuna basın. Sonrasında HAMURCU kelimesini işaretleyin ve aynı şekilde Soyadı seçeneğini işaretleyip Ekle butonuna basın. Bu işlemi mektubunuzdaki Şehir ve Bağış Miktarı alanları için yaptıktan sonra Kapat butonuna basarak mektubunuza geri dönün.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_11.png

  • Şimdi mektubumuz yukarıdaki gibi görünecektir. Artık Posta Birleştirme Sihirbazına Geri Dön butonuna basarak işlemleri tamamlayabiliriz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_12.png

Adım-7 : Kişisel belge

Bu bölümde oluşturduğunuz belge içerisinde her mektupta farklı farklı değişiklikler yapmanız gerektiğinde Belgeleri tek tek düzenle butonuna basarak istediğiniz herhangi bir değişikliği yapabilirsiniz. Biz herhangi bir değişiklik istemediğimizden İleri butonuna tıklayarak son adıma gidiyoruz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_13.png

Adım-8 : Kaydet, yazdır ya da gönder

Artık işlemlerin sonuna geldik. Şimdi dilerseniz yeni oluşturduğunuz belgeyi kaydedebilirsiniz, yazdırabilirsiniz, e-posta olarak gönderebilirsiniz veya İptal butonuna basarak bu işlemlerin tamamını iptal edebilirsiniz. Biz örneğimizde Başlangıç belgesini kaydet butonuna basarak devam ediyoruz ve örnek mektubumuzu aynı isimle kaydediyoruz. Sonrasında İsimsiz1 adıyla birleştirilmiş yeni bir belge oluşuyor ve dilerseniz bu belgeyi de farklı bir isimle kaydedebilirsiniz.

İşte birleştirilmiş belgemiz.


Resim:Posta_Birlestirme_Sihirbazi_14.png



--Hakan HAMURCU 03:07, 23 Ağustos 2008 (MSD)